Organisation du travail en équipe : tableau de répartition des tâches

La planification des tâches est un élément qui devrait être présent dans les entreprises dès le début. En général, lors de la création d’une entreprise, certaines mesures sont prises dès le début pour garantir une culture forte. Elles aident à avoir un ensemble de croyances partagées et une direction à suivre. Un exemple clair de cela est la rédaction de la déclaration de mission d’une entreprise. Elle détermine les valeurs qui la guideront tout au long de son existence. Découvrons ici les informations importantes à partir du tableau de répartition des tâches.

Tableau de répartition des tâches : de quoi s’agit-il ?

Un tableau de répartition du travail est un outil de gestion de projet. Il est utilisé pour définir et gérer les calendriers de projet et les livrables d’un projet. Ce tableau est une structure hiérarchique qui décompose les activités complexes en parties plus gérables. En effet, il permet aux utilisateurs de voir chaque livrable qui doit être réalisé. Cela permet d’atteindre l’objectif global d’un projet.

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La plupart des outils de gestion de projet se concentrent sur les actions planifiées. Cependant, ce tableau se concentre sur les résultats attendus. Il peut aider le chef de projet à superviser plus efficacement l’exécution de tâches complexes au sein d’un projet. Avec des tâches clairement définies et mesurables, le tableau de répartition peut également permettre à la gestion de projet d’attribuer des coûts. Il est aussi possible de connaître des dates de livraison précises d’un projet. Cela simplifiera la planification et le suivi du projet.

Étapes de réalisation du tableau de répartition des tâches : Identifier quels sont les besoins

C’est le point de départ si vous voulez savoir comment planifier les tâches dans votre entreprise. Il s’agit de déterminer, ni plus ni moins, quels sont les besoins spécifiques de l’entreprise. Quelque chose comme ce qui doit être fait dans l’entreprise pour que cela fonctionne correctement ?  C’est pourquoi nous disons qu’il s’agit du point de départ.

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Il définit également, d’une certaine manière, l’objectif que l’on entend atteindre avec la planification des tâches. C’est une bonne excuse pour vous asseoir et analyser chacun de ses domaines et trouver la réponse. Dès que vous savez ce dont votre entreprise a besoin, vous pouvez définir les tâches à effectuer pour couvrir les besoins.

Prioriser et planifier les tâches

Une partie du travail de planification des tâches dans une entreprise consiste à déterminer les activités à effectuer en premier. Ensuite, il faut connaître celles qui peuvent attendre. On pourrait appeler cela la priorisation et c’est une des clés du succès de cette gestion.

Gardez également à l’esprit que la hiérarchisation des tâches vous permettra de commencer à définir des temps d’exécution pour chaque activité. Fondamentalement, cela vous aidera à planifier et à mettre en ordre le volume de travail à effectuer.

Organiser et répartir les tâches

Vous savez déjà quelles tâches doivent être accomplies dans votre entreprise. Vous savez aussi lesquelles doivent être faites en premier, et ensuite ? Eh bien, organisez tout ce travail et répartissez-le. Il s’agit de déterminer qui sera responsable de l’exécution de chaque activité.  Si cela peut sembler intraitable au début, il existe de nombreux outils qui peuvent faciliter cette tâche. Trello, Asana ou Todoist sont parmi les principaux.

Planifier des tâches

Avec tout ce que nous vous avons déjà dit, vous disposez de suffisamment d’informations pour planifier les tâches dans votre entreprise. À ce stade, vous devez mettre toutes ces données sur papier, pour ainsi dire, et commencer à définir :

  • Tâche à effectuer : Simple, ici il vous suffit d’indiquer l’activité à développer.
  • Responsable : Ici, vous devez déterminer quelle personne de votre équipe s’en chargera. Il peut s’agir d’une équipe, mais il doit toujours y avoir un responsable principal.
  • Délais : Dans combien de temps cette tâche doit-elle être effectuée ? C’est ce à quoi vous devez répondre ici.
  • Moyens : Déterminez quels outils, moyens et même budget sont nécessaires pour exécuter la tâche.

Vous pouvez créer un tel tableau en utilisant différents formats comme les structures de répartition du travail en texte. De plus, utilisez des structures tabulaires ou des structures plus visuelles comme les organigrammes. Une fois terminé, partagez-le avec l’équipe.